ReachMee: så söker du jobb och vad rekryteraren ser

TL;DR: ReachMee är rekryteringssystemet bakom lediga jobb hos bland andra Försvarsmakten, Malmö stad och Arbetsgivarverket. Du skriver in dina personuppgifter för hand, laddar upp CV och brev som filer och svarar på arbetsgivarens urvalsfrågor. Rekryteraren läser sedan ditt CV som dokument och kan sortera på svaren. Ladda upp en textbaserad PDF eller Word-fil, inte en bild, och svara på urvalsfrågorna så att de stämmer med CV:t.

Vad är ReachMee och vilka arbetsgivare använder det?

ReachMee: ett webbaserat rekryteringssystem (ATS) där arbetsgivaren publicerar annonser och tar emot ansökningar, och där du som söker fyller i ett formulär och bifogar dina dokument.

ReachMee grundades 1999 och blev en del av norska Talentech 2019. Enligt leverantören används lösningarna av långt över 500 kunder i både privat och offentlig sektor. Den 15 januari 2026 slutfördes sammanslagningen mellan Talentech och svenska Grade. Bolaget heter fortfarande Talentech, och kunderna fick beskedet att det inte blir några omedelbara förändringar i tjänsterna. Grade står bakom Varbi, så sedan dess ägs ReachMee och Varbi av samma koncern. Varbi säljs fortfarande som en egen produkt, Grade Varbi.

Arbetsgivare som själva skriver att de använder systemet:

• Malmö stad: "Malmö stad använder rekryteringssystemet ReachMee."
• Arbetsgivarverket: de flesta av myndighetens lediga jobb hanteras genom Reachmee.
• Chalmers: ett användarkonto skapas i ReachMee första gången du söker.
• SLU och Örebro universitet: båda har publicerat egna manualer för hur personalen arbetar i systemet (länkade nedan).

Försvarsmaktens lediga jobb ligger på en karriärsida i ReachMee med Försvarsmaktens namn. Det förklarar sökningen "reachmee försvarsmakten": den som klickar på Ansök i en annons hamnar där.

Andra offentliga arbetsgivare, som Arbetsförmedlingen och Lunds universitet, använder Varbi. Skillnaderna mellan systemen går vi igenom i guiden till ATS-CV och svenska rekryteringssystem.

Hur ser ansökningsformuläret i ReachMee ut?

Varje arbetsgivare bygger sitt eget formulär, så fälten skiljer sig åt. Den 13 oktober 2026 läste vi två öppna formulär fält för fält: Försvarsmaktens annons för flygtekniker B1/B2 i Såtenäs och Malmö stads annons för undersköterska.

Två saker gäller båda formulären. Inget av dem hade en knapp för att fylla i fälten från ditt CV eller din LinkedIn-profil, så namn, adress och telefon skriver du in för hand. Och i båda kan du ladda upp CV:t som jpg eller gif, vilket fungerar för en människa som tittar på bilden men ger en fil utan sökbar text.

I Malmö stads formulär ersätter alltså en kort fritextfråga det personliga brevet. Där passar en kort version av det du annars skulle skriva i ett personligt brev, två eller tre meningar om varför just den här tjänsten.

Vad ser rekryteraren när din ansökan kommer in?

Här finns bättre källor än vanligt, eftersom flera lärosäten har lagt ut sina interna ReachMee-manualer. Bilden de ger är samstämmig.

Ansökningarna hamnar i en kandidatlista i projektet. Enligt SLU:s manual från 19 augusti 2026 väljer rekryteringsgruppen själv vilka kolumner som syns, flyttar kandidater mellan processmappar och kan ge stjärnor som prioritering. Svaren på urvalsfrågorna kan exporteras till Excel tillsammans med andra uppgifter, och graderade påståenden kan poängsättas när frågan skapas. Det som går att sortera och filtrera i listan är alltså dina svar och uppgifter, medan CV:t ligger kvar som fil.

CV:t läses som dokument. Talentechs egen hjälpartikel beskriver kandidatprofilen som platsen där rekryteraren hittar "CV, personal letter" tillsammans med adress och källa, och flikar för tester, e-post och, för kunder med kompetensbaserad rekrytering, utvärdering. Örebro universitets instruktion visar hur gruppen exporterar hela ansökan med "Generera PDF", och SLU:s instruktion för externa sakkunniga beskriver samma PDF med bifogade filer sist och bokmärken per sökande.

Talentech beskriver ingen CV-tolkning för ReachMee i de publika hjälpartiklar vi hittade. Det betyder inte att arbetsgivaren saknar sökfunktioner, men det du kan räkna med är att en person öppnar din fil, ofta som del av en lång sammanslagen PDF.

Hur anpassar du CV:t för ReachMee?

Råden följer av hur systemet hanterar filen.

1. Ladda upp PDF eller Word, inte bild. Chalmers kräver att ansökningshandlingar sparas i PDF- eller Word-format, med högst 40 MB per fil och inga ZIP-filer. En PDF som du har skannat eller exporterat som bild går inte att söka i och inte att kopiera från.
2. Ett dokument per fält. Enligt SLU:s manual väljer rekryteraren vilka dokument som ska med i PDF-exporten, så CV och brev i egna fält går att plocka fram var för sig. Lägger du allt i en fil blir det svårare att hitta ditt CV i en export med tjugo sökande.
3. Låt CV:t och svaren säga samma sak. Svarar du "mer än 4 års erfarenhet" i en urvalsfråga ska datumen i CV:t visa det. Malmö stad skriver att det är viktigt att du svarar ärligt på urvalsfrågorna och att urvalet görs utifrån informationen i ansökan i förhållande till kraven i annonsen.
4. Följ annonsens dokumentlista. Försvarsmaktens annons för flygtekniker begärde "CV med referenser", betyg och tjänstgöringsomdömen. Obligatoriska fält stoppar ansökan tills de är ifyllda, och ett dokument som saknas i en frivillig ruta märks först när rekryteraren läser.
5. Kontrollera texten innan du laddar upp. Även när en människa läser ditt CV kan en annan arbetsgivare i nästa ansökan använda ett system som tolkar filen. Kör samma fil genom en gratis ATS-check som visar vad som går att läsa ut, så vet du att texten finns i filen och inte bara syns på skärmen.

Hur loggar du in och ändrar en ansökan i ReachMee?

Hos Chalmers skapas ditt konto första gången du registrerar en ansökan, och så länge annonsen är aktiv kan du logga in och uppdatera din ansökan. Efter att du skickat in får du en bekräftelse till din e-post. Hos Malmö stad kan du söka utan att logga in, men vill du se eller ändra en ansökan i en pågående rekrytering loggar du in i ReachMee. SLU:s instruktion för stipendieansökningar i ReachMee säger att du kan spara ansökan och gå tillbaka till den innan du skickar in, och att många frågor är obligatoriska.

Inloggningen ligger på arbetsgivarens egen ReachMee-sida. Adresserna följer ett mönster som hjälper dig att känna igen systemet:

Chalmers och Arbetsgivarverket visar annonserna på sina egna webbplatser, men listan hämtas med ett skript från web103.reachmee.com. Har du glömt lösenordet återställer du det därför hos den arbetsgivare du sökt till; Chalmers hänvisar till sin sida för lediga tjänster, där ett nytt lösenord skickas till din e-post.

Vem ser din ansökan och hur länge sparas den?

Försvarsmaktens formulär har en ovanligt rak varning: lämna bara uppgifter som efterfrågas, och inte till exempel skyddad identitet, belastningsregister eller läkarintyg, "eftersom det normalt inte finns någon sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen". Regeringskansliet beskriver samma sak för sina rekryteringar: inkomna ansökningshandlingar är allmänna handlingar som lämnas ut om någon begär dem.

Har du skyddade personuppgifter? Kontakta den rekryteringsansvariga i annonsen och fråga efter ett annat sätt att söka, vilket Regeringskansliet också hänvisar till. Malmö stad skriver uttryckligen att den som har skyddad identitet inte ska skicka in sin ansökan genom Reachmee i arbetsmarknadsavdelningens rekryteringar.

Inom organisationen är uppgifterna enligt samtyckestexten i Försvarsmaktens formulär tillgängliga för HR och de som rekryterar, och Kammarkollegiet anger att ReachMee inte skickar uppgifter till tredjeland. Hur länge ansökan finns kvar bestäms av arbetsgivaren. I SLU:s manual står att ReachMee gallrar ansökningar 24 månader efter avslutat projekt. IMY:s utgångspunkt är att uppgifterna ska raderas eller avidentifieras när de inte längre behövs, och att arbetsgivaren behöver ditt samtycke för att spara dem till framtida rekryteringar. Offentliga arbetsgivare ska dessutom bevara allmänna handlingar om det inte finns stöd för gallring.

Vill du veta vad som finns sparat om dig har du rätt att få en kopia av dina personuppgifter, och arbetsgivaren ska svara inom en månad. ReachMee har en funktion för just detta: rekryteraren söker fram dig och laddar ner en zip-fil med ett registerutdrag och en maskinläsbar fil med dina uppladdade dokument. Skicka begäran till arbetsgivaren du sökt hos.

Är ReachMee och Varbi samma system?+

Nej. Sedan januari 2026 ägs båda av Talentech, men Varbi säljs som en egen produkt under namnet Grade Varbi, med egna karriärsidor och formulär hos arbetsgivarna.

Måste jag skapa ett konto för att söka?+

Det beror på arbetsgivaren. Hos Chalmers skapas kontot automatiskt när du söker första gången. Malmö stad tar emot ansökningar utan inloggning, men du behöver logga in för att se eller ändra en skickad ansökan.

Kan jag ändra min ansökan efter att jag har skickat den?+

Hos Chalmers går det så länge annonsen är aktiv. Efter sista ansökningsdag stängs annonsen. Hos andra arbetsgivare, kontakta personen som står i annonsen.

Får rekryteraren ett betyg på mitt CV från ReachMee?+

De källor vi har läst beskriver ingen automatisk bedömning av CV-texten. Rekryterare kan sortera på svar i urvalsfrågor och ge sökande stjärnor för hand.

Sammanfattning

• ReachMee ägs av Talentech och används av bland andra Försvarsmakten, Malmö stad, Arbetsgivarverket, Chalmers och SLU. Formuläret ser olika ut hos varje arbetsgivare.
• Personuppgifterna skriver du in för hand. I de två formulär vi läste fanns ingen import från CV eller LinkedIn.
• Rekryteraren sorterar på urvalsfrågorna och läser CV:t som dokument, ofta i en sammanslagen PDF. Svaren och CV:t behöver därför peka åt samma håll.
• Ladda upp en textbaserad PDF eller Word-fil, ett dokument per fält, och undvik bildformat även när formuläret tillåter jpg.
• Hos myndigheter som Regeringskansliet och Försvarsmakten är ansökan normalt inte sekretessbelagd. Lämna inga känsliga uppgifter som inte efterfrågas, och be om en kopia av dina uppgifter hos arbetsgivaren om du vill veta vad som sparats.